Une entreprise répartie sur plusieurs établissements, plusieurs régions ou même plusieurs pays fait face à un défi lorsqu’elle souhaite organiser une animation commune pour ses salariés : comment permettre à chacun de participer dans les mêmes conditions ?
La question se pose notamment pour les tombolas organisées par les CSE, les services RH ou les directions d’entreprise.
Lorsqu'une partie des salariés travaille au siège, une autre dans des agences régionales, certains en télétravail et d'autres régulièrement en déplacement, une tombola traditionnelle avec des tickets papier peut rapidement devenir difficile à gérer.
La tombola en ligne permet de supprimer une grande partie de ces contraintes. Avec IciBillet, l'organisateur peut notamment créer une tombola privée ou secrète, contrôler les conditions d'accès, vendre les tickets en ligne, suivre les participations en temps réel et organiser automatiquement le tirage au sort.
Pourquoi organiser une tombola dans une entreprise multi-sites ?
Une tombola peut être bien plus qu'un simple jeu avec des lots à gagner.
Pour un CSE ou une direction, elle peut devenir une véritable animation interne permettant de créer un moment commun entre des salariés qui ne travaillent pas forcément au même endroit.
Dans une entreprise multi-sites, les occasions de réunir physiquement l'ensemble des collaborateurs sont parfois rares.
Une tombola numérique permet au contraire de créer une opération accessible à tous.
Les limites d'une tombola traditionnelle pour plusieurs établissements
Une tombola papier peut fonctionner efficacement dans une petite structure où tous les salariés travaillent sur le même site.
La situation devient différente lorsque l'entreprise compte plusieurs établissements.
Il faut alors distribuer les tickets, récupérer les participations, centraliser les informations et s'assurer que chaque site dispose du même nombre de tickets ou des mêmes conditions de participation.
Le CSE doit également gérer les paiements et tenir à jour les informations concernant les participants.
Cette organisation peut rapidement devenir chronophage.
Tombola privée : réserver la participation aux salariés
Pour une entreprise, il n'est pas forcément souhaitable que la tombola soit accessible au grand public.
IciBillet propose plusieurs niveaux de visibilité. Une tombola peut être publique, privée ou secrète.
Pour une opération destinée aux salariés d'une entreprise, la tombola privée est particulièrement intéressante.
Plusieurs méthodes d'accès sont disponibles :
· connexion à un compte IciBillet
· code d'accès communiqué aux salariés
· restriction aux adresses e-mail d'un domaine précis
· importation d'une liste d'invités au format CSV
· demande d'accès soumise à validation
Tombola secrète : aller encore plus loin dans le contrôle
Certaines entreprises souhaitent aller plus loin et ne veulent même pas que la tombola apparaisse publiquement.
Dans ce cas, le mode tombola secrète peut être particulièrement adapté.
La tombola n'apparaît pas dans l'annuaire ni dans le moteur de recherche IciBillet. Les résultats du tirage ne sont pas non plus publiés publiquement : les gagnants sont directement informés de leur gain.
Une tombola accessible depuis n'importe quel site
L'un des principaux avantages de la tombola numérique est sa simplicité d'accès.
Un salarié n'a pas besoin d'être présent physiquement dans les locaux du CSE.
Il peut participer depuis son ordinateur professionnel, son ordinateur personnel, son smartphone, son domicile, son lieu de travail ou un autre établissement de l'entreprise.
· son ordinateur professionnel
· son ordinateur personnel
· son smartphone
· son domicile
· son lieu de travail
· un autre établissement de l'entreprise
Acheter un ticket ou un carnet de tickets
IciBillet permet de proposer l'achat de tickets à l'unité mais également sous forme de carnets.
Le CSE peut construire une mécanique adaptée à l'opération et au budget souhaité.
Le participant choisit directement la quantité de tickets qu'il souhaite acheter et effectue son règlement en ligne par carte bancaire.
Une gestion centralisée pour tous les établissements
L'un des intérêts majeurs d'une tombola numérique est de centraliser l'opération dans une seule interface.
Le CSE n'a pas besoin de créer une tombola différente pour chaque établissement si l'objectif est d'organiser une opération commune.
Toutes les participations peuvent être regroupées au même endroit.
Les statistiques sont disponibles en temps réel dans le tableau de bord.
Des lots qui évoluent avec les participations
La tombola peut également être conçue comme une animation progressive.
IciBillet permet de mettre en place des lots par paliers.
De nouveaux lots peuvent être débloqués lorsque certains niveaux de participation ou de ventes sont atteints.
Cette mécanique peut créer une dynamique tout au long de l'opération.
Une communication adaptée à une entreprise multi-sites
La réussite d'une tombola dépend également de la communication.
Dans une entreprise multi-sites, il est important que les salariés des différents établissements reçoivent les mêmes informations.
Le CSE peut communiquer le lien de participation par e-mail interne, intranet, newsletter du CSE, affichage avec QR code, messagerie collaborative ou communication des responsables de site.
Personnaliser la tombola aux couleurs de l'entreprise
Une tombola destinée aux salariés ne doit pas forcément ressembler à une opération générique.
IciBillet permet de personnaliser différents éléments de la tombola : visuels, description, prix des tickets, prix des carnets, nombre de gagnants, liste des lots et mise en avant des partenaires ou sponsors.
Gérer plusieurs lots simplement
Une entreprise peut souhaiter proposer plusieurs catégories de récompenses : voyages, équipements électroniques, chèques cadeaux, expériences, produits culturels, places de spectacles ou cadeaux offerts par des partenaires.
IciBillet permet de gérer plusieurs lots et de prévoir leur attribution de manière automatique ou manuelle.
Tirage automatique ou tirage organisé par le CSE
Le tirage au sort constitue évidemment le moment central de la tombola.
IciBillet propose deux possibilités.
Le tirage automatique permet de définir à l'avance une date et une heure précises. Le tirage est alors lancé automatiquement au moment prévu.
Le CSE peut également décider de lancer lui-même le tirage. Cette formule permet d'en faire un véritable moment d'animation.
Prévenir automatiquement les gagnants
Une fois le tirage réalisé, le CSE n'a pas nécessairement besoin de contacter individuellement chaque gagnant.
IciBillet prévoit l'envoi de notifications aux gagnants par e-mail et/ou WhatsApp.
Dans le cas d'une tombola secrète, les résultats ne sont pas publiés publiquement et seuls les gagnants sont informés directement.
Et si le CSE veut vendre des tickets sur place ?
La digitalisation ne signifie pas nécessairement que toute participation doit se faire à distance.
Le CSE peut organiser une journée conviviale au siège et proposer aux salariés présents de participer directement sur place.
Le guichet connecté permet de vendre des tickets en présentiel sans utiliser de tickets papier, tout en centralisant les ventes avec les participations réalisées en ligne.
Une tombola commune ou une tombola par établissement ?
Pour une entreprise multi-sites, deux stratégies sont possibles.
Une seule tombola pour toute l'entreprise : tous les salariés participent à la même opération et accèdent aux mêmes lots.
Une tombola par établissement : chaque établissement peut avoir sa propre tombola, ses propres lots ou ses propres règles d'organisation.
Le choix dépend notamment de l'organisation du CSE, du nombre de salariés et de l'objectif recherché.
Comment réussir une tombola multi-sites ?
Définir précisément les salariés concernés.
Choisir le bon niveau d'accès.
Communiquer suffisamment tôt.
Proposer des lots attractifs.
Créer une dynamique grâce aux paliers de lots.
Prévoir le tirage.
Soigner l'équité entre les établissements.
Exemple concret : une entreprise de 1 500 salariés répartis sur 8 sites
Prenons l'exemple d'une entreprise qui compte 1 500 salariés répartis sur huit établissements.
Le CSE souhaite organiser une tombola annuelle.
Avec une organisation papier, il faudrait distribuer les tickets dans les huit sites, récupérer les participations, centraliser les informations et organiser le tirage.
Avec une tombola numérique, le CSE peut créer une opération privée et communiquer un lien unique aux salariés.
L'accès peut être contrôlé par domaine e-mail ou par liste d'invités. Les salariés participent depuis leur téléphone ou leur ordinateur. Les ventes sont centralisées dans le tableau de bord.
Le CSE peut suivre la progression de la tombola, débloquer progressivement de nouveaux lots et programmer le tirage.
Au moment du tirage, les gagnants sont automatiquement déterminés et peuvent être informés directement.
L'organisation devient donc beaucoup plus simple à piloter, malgré la dispersion géographique des salariés.
Tombola multi-sites : pourquoi le numérique change l'organisation du CSE ?
Le principal avantage d'une tombola numérique n'est finalement pas uniquement de supprimer le papier.
C'est surtout de permettre au CSE de centraliser une opération qui était auparavant dispersée.
Les salariés peuvent être répartis sur plusieurs villes, plusieurs établissements ou plusieurs modes de travail : la tombola reste accessible depuis un même environnement.
Pour le CSE, cela signifie moins de gestion manuelle, une meilleure visibilité sur les participations et davantage de possibilités pour animer l'opération.
FAQ — Tombola entreprise multi-sites
Une entreprise peut-elle organiser une tombola réservée à ses salariés ?
Le cadre juridique dépend notamment de la nature de l'organisateur et du fonctionnement de l'opération. Pour les CSE, les conditions applicables doivent être vérifiées avant le lancement.
Comment réserver une tombola aux salariés ?
IciBillet propose plusieurs méthodes : compte utilisateur, code d'accès, restriction par domaine e-mail, liste d'invités importée au format CSV ou validation manuelle des demandes d'accès.
Peut-on organiser une tombola pour plusieurs établissements ?
Oui. Une tombola en ligne peut être communiquée à des salariés répartis sur plusieurs établissements.
Les salariés peuvent-ils participer depuis leur smartphone ?
Oui. Les salariés peuvent accéder à la tombola depuis leur téléphone ou leur ordinateur.
Peut-on proposer plusieurs tickets ou des carnets ?
Oui. IciBillet permet de proposer des tickets à l'unité ainsi que des carnets.
Peut-on programmer le tirage à l'avance ?
Oui. Le tirage automatique permet de définir une date et une heure précises. Il est également possible de réaliser un tirage manuel.
Les gagnants sont-ils prévenus automatiquement ?
Oui. Les gagnants peuvent être informés par e-mail et/ou WhatsApp selon la configuration de la tombola.
Peut-on organiser une tombola sans tickets papier ?
Oui. La tombola IciBillet est conçue pour fonctionner en numérique.
Peut-on vendre des tickets de tombola directement sur place ?
Oui. Le guichet connecté permet de vendre des tickets en présentiel tout en centralisant les ventes avec les participations en ligne.
Conclusion
Pour une entreprise multi-sites, le principal enjeu d'une tombola est de garantir une participation simple, équitable et accessible à tous les salariés, quelle que soit leur localisation.
La tombola numérique apporte une réponse particulièrement adaptée à cette problématique.
Avec IciBillet, le CSE peut contrôler l'accès à l'opération, proposer des tickets à l'unité ou en carnet, suivre les participations en temps réel, gérer plusieurs lots, créer des paliers, programmer le tirage et informer les gagnants.
L'intérêt est donc double : simplifier le travail du CSE tout en offrant aux salariés une expérience de participation beaucoup plus fluide.
Pour une entreprise répartie sur plusieurs établissements, la tombola peut ainsi devenir un véritable outil d'animation interne, capable de réunir virtuellement des collaborateurs qui ne travaillent pas au même endroit.